Deuxième étape

 

 

ma demande d'organisation a été validée, je peux constituer mon dossier !

 

 

Vous constituez votre dossier en ligne, suivant le type de votre événement. Une fois vos formulaires dûment remplis, votre dossier sera soumis aux services concernés pour validation. Ces derniers seront susceptibles de prendre contact avec vous en cas de pièces manquantes ou pour des précisions.

J'organise une brocante, un vide-grenier, une vente au déballage ou un vide-maison

Je clique pour accéder à la liste des formulaires qui peuvent me concerner pour constituer le dossier.

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J'organise un loto, un repas ou une soirée dansante

 

Je clique pour accéder à la liste des formulaires qui peuvent me concerner pour constituer le dossier

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J'organise une fête en plein air, un repas de quartier

Je clique pour accéder à la liste des formulaires qui peuvent me concerner pour constituer le dossier

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J'organise un événement sportif

Je clique pour accéder à la liste des formulaires qui peuvent me concerner pour constituer le dossier

 

J'organise un autre type d'événement ?

Vous devez prendre contact avec le service culturel de la Ville afin d'étudier ensemble votre dossier et vous orienter pour constituer le dossier.

 

 

 

Les obligations de l'organisateur

 

Vous devez fournir à la mairie une attestation d'assurance couvrant votre manifestation , souvent différente de vos activités associatives ordinaires.

Pensez à votre déclaration auprès de la SACEM si vous souhaitez diffuser de la musique.

 

 

Pour la sécurité de votre événement,

 

 Selon le nombre de personnes attendues simultanément sur le lieu de votre événement , des procédures de sécurité spécifiques sont à prévoir.

Dans les deux cas

Le passage d'une commission de sécurité  : Dans quels cas faut-il s'adresser à cette commission ?

  • Si vous procédez à des aménagements spécifiques ou installations en intérieur comme en extérieur (de plus de 50m2 par équipement)
  • Si vous accueillez du public dans des lieux ou locaux non prévus à cet effet, ou dans des conditions non habituelles.
  • Si vous accueillez plus de 1000 personnes simultanément

L'organisation en concertation avec le propriétaire des lieux (la Ville de Saint-Apollinaire) doit remplir un cahier des charges (à retirer auprès du service culturel) et l'adresser à la Direction Départementale des Services d'Incendies et de Secours qui analysera le dossier et émettra un avis (favorable ou non) ou proposera des modifications.

Pour plus d'informations, vous pouvez vous référer au Centre Technique.

Pour les événements de moins de 1 000 personnes simultanément

Phase 1

Le matériel nécessaire pour sécuriser le site ou pour organiser votre évènement reste à votre entière charge. Le centre technique municipal peut éventuellement mettre à disposition du matériel et prévoir la pose si besoin de barrières en fonction de ce qui est disponible et avec accord du Maire.


Phase 2 : au minimum 15 jours avant

Prévenez la Gendarmerie Nationale en leur indiquant le lieu et la date de l’évènement ainsi que le nombre de personnes attendues.
Selon la nature de votre événement, une réunion préparatoire peut être éventuellement organisée avant l’évènement afin de finaliser le projet (soit environ une quinzaine de jours avant la manifestation)


Phase 3 : le jour J

Afficher l’affiche VIGIPIRATE sur votre site à l’entrée

 Le jour de l’évènement, appliquez les mesures de bon sens :

Pour les événements de plus de 1 000 personnes simultanément

Phase 1

Constituez le dossier sécurité « grands rassemblements » concernant votre événement et adressez le à La Préfecture pour avis (attention, délai minimal pour déposer ce dossier en préfecture est de trois mois). Sur : pref-etat-urgence-21@cote-dor.gouv.fr

  • Prévoyez des agents de sécurité privée notamment pour des manifestations organisées par des associations, particuliers ...
  • Prévenez la Gendarmerie Nationale en leur indiquant le lieu et la date de l’évènement ainsi que le nombre de personnes attendues.
  • La présence de la police municipale ne peut pas concerner des manifestations organisées par des privés, particuliers ou associations.

 

Phase 2 : au minimum 15 jours avant

Suite à l’avis de la Préfecture, la Mairie pourra donner son accord définitif et un arrêté municipal et/ou un courrier sera rédigé en conséquence. (attention, prévoyez un délai de quinze jours minimum pour obtenir un accord définitif, après réception de l’avis de la Préfecture). Une réunion préparatoire sera organisée  avant l’évènement afin de finaliser le projet (soit environ une quinzaine de jours avant la manifestation)


Phase 3 : le jour J


Le jour de l’évènement, toutes les dispositions doivent être prises et mises en place
pour sécuriser votre site.
Le jour de l’évènement, appliquez et apposez à l'entrée du site.

 

Pour la communication de votre événement,

 

Télécharger le plan d'affichage libre de la commune (à venir)